【2023 NANALAND】400日後記文(上) - 外場活動籌備二三事

【文字、照片、影片皆不得二次上傳】

哇~距離上次寫這個系列文已經是1500天前的事情了！

時間真是過得匆匆....

這次能跟大家分享的內容依舊很多

反正無法一次寫完，就分成外場活動企劃篇跟活動實錄兩個篇章來寫吧！

第一篇就先來分享那些累死自己跟團隊的外場活動企劃～

【活動名】

2019年6月初羅羅食堂結束後，大概休息不到半年，我就開始想新的見面會活動企劃，應該是當年底就決定要叫「NANALAND」(這次要休息多久不知道，大家不要催~~~~)

羅PD雖然被笑說是自我抄襲第一名，但可能我有迷妹濾鏡，我還是覺得每檔節目玩耍主題都不太一樣，很有去樂園玩耍的感覺，在同一個園區內，有好幾個主題區

再加上LALALAND也很出名，熱愛致敬(?)的我就決定這次的FM就叫做NANALAND

也因為取名為NANALAND，就想說要設計一些外場活動.....

卻沒想到活動前一個月殺出「兔瓏快閃店」，導致外場過於熱鬧滾滾，女工們的工作量遽增，這是當初的我怎樣都沒想到的變因....

【主視覺】

這位蛋蛋大叔，是上次羅羅食堂的主招牌，設計的起因是羅PD說他最喜歡的食物是「荷包蛋」

原本沒有一定要延續蛋蛋大叔，但好友Fang一直說一定要用！說他真的好可愛

所以我們就找了他的原生設計師Pinky繼續合作

雖然有點勉強，但NANALAND除了樂園的意思之外，我還有一種想要NANA LANDING在台灣的感覺，所以幾次腦力激盪後，就說要用蘑菇形狀的降落傘

而蛋蛋大叔上面的墨西哥帽，是因為剛好瑞鎮家在墨西哥拍攝，Pinky就讓蛋叔戴上墨西哥帽，整體很可愛逗趣

又因為要做荷包蛋T恤，王喵想出了應該背面圖案要是荷包蛋順利降落的背影

因此就又誕生了超萌背影照！

最後為了展覽，最後連地標都變成荷包蛋.....XD

也不免俗做了一個主視覺大背板給大家拍照~

雖然我不知道大家拍得開不開心，但我想兔瓏本兔還滿開心的．．．XD

（這張超可愛的啦～～～感謝我們有做這個拍照打卡框）

【場地】最大難關永遠是找不到好場地

每次辦活動最苦惱莫過於是場地了~

我們這次評估大概要找千人左右的場地

但台北可以剛好容納千人場地真的很......少

如果還要有好坐的沙發椅，基本上就是沒有這種場地

我們不是沒有考慮過TICC，但.....沒有人脈的我們，TICC預約是根本就摸不到

後來就硬著頭皮租了不算便宜的Zepp New Taipei場地

這場地最大的困難點是我們需要自己架設燈光、1樓椅子

也為了讓視野後方可以看清楚一點藝人們，就用砸錢做了即時轉播，並且再架一個LED大螢幕

只能說光是場地、燈光跟有的沒的設備成本大概就已經是之前活動的60%成本了

（比第一場FM的全部成本還多～）

而這個場地要投入的布置人力也是超出預期......這是我沒有預料到的部分....

從椅子設置到最後恢復場地都不簡單......

(大家都說做完這一天要瘦幾公斤都不是問題)

【票價】這次買到真的賺到

成本跟票價息息相關.....

這次票價，我們討論了3個月以上～

我一路問了超多人關於票價要怎麼定比較好

大部分的人都跟我說直接開到3000元以上吧～不要怕．．．

因為掐指一算就知道這次要砸出去的內場硬體成本會有多少

更別說還有我想做的展覽區....跟一群人的工錢跟吃喝成本

再外加營業稅、售票系統手續費等等，怎麼算都不會便宜

但後來我還是決定不要突破3字頭～怕給大家負擔...

雖然我不知道這個決定是對還是錯．．．

畢竟我們後來一直追加有的沒的費用．．．．

像是藝人團從3人暴增成9人的各種旅行費用，雖然我沒有全出，但也負擔一半

也因為大家還想多留一天，改機票的手續費都可以再買一張機票等等隱形成本

9人四天三夜的餐費也是一筆不小支出～

總之我後來就只悶著頭刷卡當金主，付款就對了．．．

再加上團隊只要跟我說．．．這個對活動有幫助，我就說好！做～

所以我現在都不想看成本支出表了～

我現在也不知道到底是否有收支平衡．．．

因為成本還在清算中．．．我只祈禱可以打平就好．．．XD

也不知道大家覺得這次票價如何......但這次真的買到賺到啦．．．

(如果有願意給小費的，歡迎點這裡給我們小費～！XD）

【實名制】

2019年FM時，就有粉絲們跟我們反應有黃牛在搶票

 (雖然當下我跟王喵的想法是怎麼可能？這只是一場綜藝製作人的講座耶！？XD)

不過隔了四年，這次活動的關注度很高

所以在規劃之初，我們就不斷討論要怎麼讓黃牛不要來亂

是否要採用實名制，一直在我們心中反覆討論

實名制畢竟是雙面刃，不是萬靈丹~

可能用了實名制可以降低黃牛來搶票 (願意把自己的資料給黃牛的不在這個討論之內)

但最大疑慮是用了實名制，代表退換票會相當麻煩

只是反覆辯證後，選擇實名制確實是目前對付黃牛最好的方式

但因為還是很擔心，決定要努力進行事前教育.....

我們很清楚知道參加羅PD活動的很多都是第一次，或是很少參加FM活動的人

如何讓大家知道實名制購票的流程跟限制，變成是我們要努力的方向

真的很擔心大家搞不懂實名制的我，認真寫了購票流程跟FAQ，還錄了podcast！

雖然真的很像阿婆的裹腳布又臭又長的公告(這次所有公告都是)，也不知道有多少人看，但就覺得我需要盡我的力去告訴大家要怎麼買票

退換票方案部分，我們也決定讓大家有餘裕時間處理，把可退票時間拉長到活動前10日

對比現在大部分購票3日後就無法退票是較為寬鬆的時間

然而到最後還是有將近10位朋友跟我說因為家人生病、工作等關係真的無法來

想拜託我退票或讓票，可是真的都沒有辦法了.....

我無法因為這些人開後門，因為這樣就失去實名制精神，希望大家諒解我

有人也建議要有官方原價讓票機制...

但.....除非售票平台有支援，否則我光是忙活動企劃執行就快掛了

真的沒辦法還要自己跳下來處理這些事情啊～

實名制另外一個困擾是現場驗票時，寫錯名字的對應方案

就算我已經把購票流程跟提醒寫得很清楚

但還是會發生，比如最常發生的是姓跟名寫顛倒

也看到有人姓跟名都重複寫上名字

或者姓的旁邊多了一個字母

甚至也有粉絲搞錯規則，以為買兩張票，都寫同一人的名字就好，現場只驗這個人就好

如何處理這些問題真的就是很考驗我們的智慧....

真的踩很硬，說不對就是不對，就拒絕入場的話，我們也是不忍心

可是不踩硬，又覺得這樣幹嘛要實名制呢？ 

一直很苦惱啊～

另外實名制確實會讓主辦方的人力、時間成本拉到最高

身為主辦的我也不斷在思考實名制的入場管理上是否會造成女工團隊很大的負擔

應該有不少人知道，為了保持活動的溫暖度，我都是拜託身旁的各路好友們來幫忙活動

理由很簡單.....因為這些好友們會比一般人力協助更有親切感

因此這次採用實名制，我就超級擔心是否會讓女工很負擔～
(雖然還是因為我的貪心開了快閃店造成大家負擔....囧)

最後我還是為了實名制花錢聘請專業人力協助一部分的實名制，只是這樣就又多了一筆成本支出

還好是這場子不算大，出入口只有一個，所以安置人力數目還可以控制

再加上我們拉長驗證時間跟有快閃商店的認證分流，從大家的回饋看起來還算是順暢，但也有看到有人覺得動線混亂，不知道排隊終點等。

若以後有機會到TICC (咦，誰說的！)，出入口有好幾個跟人數也變多時，光想到要在實名制認證流程上設置多少人力跟時間要怎麼規劃，就覺得頭痛。

【遊戲體驗】

這應該是我的執著，不甘心只是單純內場活動，總會忍不住想在外場搞事.....

第一個想搞的事，就是遊戲區～

畢竟我們辦的是遊戲天王（？）的粉絲見面會

不在外場玩個遊戲致敬一下天王說不過去吧~

我們的RUPD是去年初我們辦蘑菇小聚會時，被我發現的遊戲女王！

超級會玩，也超級會帶人玩

所以我思考很久之後，忍不住遞出橄欖枝

小心翼翼問RUPD說.....可以來幫我主持這次的遊戲區嗎？

不用玩得很複雜，就是地娛室羅羅商店那種型態就好

九九乘法、四字成語等等這種......

RUPD爽快地說OK！

我除了放下一顆心，也一直覺得這次遊戲區一定很精采！絕對大發了！熱鬧滾滾，大家玩到賺到！

果然也真的是如此～我趁著有空時，從後台穿到前面去看一下

發現大家都聚集在這裡～看別人玩也開心．．．

後來慶功宴時，我還安排RUPD跟NAPD對玩，也是整場瘋掉！然後羅PD連輸！XDDD

【扭蛋區】很愛送禮物的我....

扭蛋區是給有買荷包蛋周邊(滿千送1)跟遊戲區贏者來抽獎的～

而我的瘋狂就是連扭蛋球都堅持要蛋形！(就不要問我成本了~)

然後每顆球的獎品都是我自己裝進去的～(TMI)

大手筆的我～禮物也送得很澎湃！

【周邊、小卡】

因為有人跟我說做小卡，周邊會賣得比較多.....

所以就做了羅PD三款小卡.....

但對於刺激銷售好像一點幫助都沒有～XD

就給有買荷包蛋周邊的大家一個小小紀念.....

這次也因為荷包蛋很可愛，任性做了好多周邊...

再度謝謝有支持的朋友們～

目前所有周邊都還有剩下極少數量，屆時也會再放上網路給大家購買~~~

【展覽區】做給我自己開心～

幫羅PD做展覽，其實我上次2019年活動就想好了～

但當時有點懶，想說之後再說.....

沒想到這之後就是四年了～

雖然有Pinky幫忙美化版面

但裡面所有內容細節都是我一個人在好幾周晚上獨自整理出來的

地圖也是.....當初就在想說如果一個個標出來應該會很壯觀

果然也是如此～

年代表用RPG遊戲風格進行，則是王喵的建議.....

畢竟每個節目都像打怪一樣關關難過關關過！

不知道大家看完感覺如何～我看完只能說RESPECT羅PD.....

可以知道他如何瘋狂工作了22年！

照片牆的照片.....則是4月底去首爾工作室搶劫來的～

真的是去掏空工作室的～櫃子裡能帶走的照片都帶走了~

每拿起一個就問可不可以拿，羅PD都說可以....

所以連百萬獎牌都搶來！(我這輩子無法擁有的獎牌～)

海報部分，其實工作室現場能帶走的不多，就是這些了　～

不是刻意避掉新西遊記或是其他節目，而是真的就沒有東西可以帶走～

也挖來瑞鎮家的燈箱、李末年的畫，跟一堆高爾夫球玩耍照片～XDD

這邊有個好笑的幕後花絮....

我當時在工作室看到這張照片時，很納悶問說這是誰啊～

因為我內心真的覺得這個人太帥了~不太像是這工作室會出現的照片

結果羅PD很無奈說「是我！」

我趕緊又拿給王喵看「你覺得這是羅PD嗎？」

王喵也不太敢相信.....

看著我們兩個大驚小叫一直說不相信這個人是羅PD的當事人羅PD整個好氣又好笑！XDDD

這區也是我最期待羅PD看到的.....雖然我不太懂為何他一看到就開始扭....XD

看到他訝異的模樣，我還滿有成就感的～

他應該很傻眼．．．．

我用這張當大頭照～😆

崔作家最關心自己來台灣開ＦＭ上場的那一年！XD


不過不都是自己工作室的照片嗎？


怎麼感覺像是第一次看一樣～XDDDD

周邊展示桌呢......除了那兩隻妙漢跟保鮮盒的兔瓏娃娃是我的之外

其他都是羅PD團隊帶來的～也謝謝他們把這些都留給我～（除了15ya大喵喵之外)

（掏空行李箱之後，我還是放了很多伴手禮進去啦～～）

（這張照片只是讓大家看看某喵用兔頭裝可愛自嗨照！）

展場還有一個亮點就是這個衣櫥......

我也是很早就決定要帶它入場！

只是當時在台灣的網站努力翻遍是否有同款品....但都找不到

後來就求助崔作家，拜託他告訴我要怎麼買

他給我韓國電商網站，就拜託住在韓國的韻婷歐膩幫忙買～

也是一樣四月底去首爾把它帶回～

只是我們沒想到它是有含鐵架的，而且鐵架很重.....

後來我們就只帶回這塊布

鐵架是用我家的鐵力士架子拼出來的～

原本也想過當成是展覽區入口，讓大家走這個進去

但考量到安全問題，就放棄了~

衣櫥呢....還有一個重要任務

就是當成羅PD當晚上台的橋段...

我們比較訝異的是....好像很多人沒想到羅PD會從這裡走出來！XDDD

那天下午彩排時，我們跟羅羅說要請他這樣做時

羅PD超高興的～覺得這idea太棒了！XDD

希望當晚有參加的大家有喜歡這個驚喜橋段！

【兔瓏快閃店】一切難買早知道

大概是5月初左右吧，我接到羅PD公司 Egg is coming窗口的電話

說羅PD覺得台灣粉絲很難到首爾去買地娛室商品，因此請他來跟我確認是否要在活動現場銷售兔瓏周邊商品～

也說這不是為了賺錢，只是想要服務台灣粉絲們，希望售價跟韓國一致....

羅PD都開口了，我當然也義不容辭，沒想太多現實處境，馬上就說好！

窗口確認我的意願後，就說那他回頭去跟公司負責兔瓏商品行銷人員了解可以銷售的物品狀況

結果隔天窗口就說．．．「嘿～蘑菇...不是庫存商品，是全新的哦～」驚！！！

而且還會比韓國POP STORE先銷售.....再驚！！

接著寄了幾張照片給我，問我要購買的數量是多少....

(是～在商言商，我必須買下這些商品，自己扛庫存）

而且因為製作時間要到5月底才能完成，最快也是要5月底才能寄出

對於進口作業完全沒有經驗的我，以為就是單純訂貨然後出貨～

當然該付關稅還是要付這樣，卻沒想到事情其實很複雜.....(就是靠著傻勁做事的我)

好不容易韓方這邊準備好所有貨品，6月3日終於從首爾寄出後....（距離活動只剩一週)

才發現好多之前不知道的事情～

比如衣服要產地標....但羅PD公司這邊因為也沒有出口經驗，並沒有製作衣服的產地標籤（韓國當地銷售不需要）

再來鑰匙圈、抱枕都是玩具類，一律需申請報關檢驗，要相關作業都完成後才能進口

這下子．．．所有的貨都被卡在海關，而我們也只能一一配合
沒有產地標？好~我們去補！

要申請檢驗？好，我們去申請～

然而活動日就要到了~

負責兔瓏商品的Egg is coming行銷組還一口氣來了三位職員

說想要了解這次活動搭配兔瓏週邊銷售狀況，確認粉絲是否喜歡這些商品.....

(圖文不符，我只是想要秀這張照片)

所以雖然我想要等所有商品都順利出關後再銷售，也只能在最後一刻決定公開商品，並改成預購～

但還是怕有變數，先扣住3D鑰匙圈、兔頭抱枕等要報驗通關的商品，不在這次預購清單內

而且現場預購價也是硬咬著牙就用韓國原價給大家預購～

我真的不知道上輩子欠了兔瓏(or 羅PD) 什麼．．．這輩子要這樣還債！XD

而且為了讓快閃店運作順利，要怎麼設計排隊我們也是激烈溝通好幾次

又要擔心這個，又要擔心那個．．．呼～

然後很多人來問，還可以買嗎？

可以的！目前全品項數量都還有剩下....尤其是環保袋～意外沒人要買～XD

所以等所有週邊到我身邊後，再來上網販售！

如果想購買的朋友們，一起祈禱我們補件通關順利，早點拿到商品！🙏

要不然在海關倉儲的每一日都需要支付倉儲費，最後完成後，我要支付多少錢已經不敢想......

最後剩下的商品是否能真的守住跟韓國一樣的售價，坦白說我也沒把握 ~

服務大家沒問題，但我想大家也不希望我賠錢銷售吧....

【題外心內話】其實Zepp如果開現場銷售收銀機，是需要額外加錢的.....

所以我們為了省錢，荷包蛋週邊就用預購方式進行

沒想到.....最後還是開了收銀機，真的是.......越怕越避不掉～

既然這樣，乾脆就順便賣賣王喵的新書跟荷包蛋小啤酒杯跟手機夾片

又沒想到竟然賣得比兔瓏週邊好~XDDD

這篇最後要謝謝在外場努力辛苦的史上最棒的女工團～

活動的最後兩個月，王喵、Fanny和我每天晚上都掛在線上討論流程

不論是用文字或是線上會議都一場開過一場～

而且彼此輪流化身成澳洲來的客人，不斷挑戰所有流程的盲點

不諱言挑毛病挑到好幾次幾乎擦槍走火．．．

讓我忍不住吶喊說「我們家的粉絲並不會這麼糟糕好嗎？」XD

活動前一週的周六，我們把所有人聚在一起開了好幾小時的行前籌備會議

確保每項安排，每個活動，每個時間點，大家都很清楚知道是誰要去做什麼事情．．

活動當日，大家也都自動自發完成所有事情，並互相協助

才能讓場地順利在歸還時間點完成交付....

真的很感謝女工團們～

活動結束後，四面八方湧來留言跟私訊說這場活動真的很棒，流程動線都安排得很順暢～

絕對要歸功女工團在現場各司其職，並進行各種應變，沒有她們就不會有這麼完美的流程

以下是感謝芳名錄！

快閃商店：王喵、萱姊、Lena、Rainee、Benson、Anjeli

展覽區：Joyce、Mia、Ethan

實名區：小郁、Anna

領取區：Fang、Pinky

扭蛋區：RuPD、Wei、Pei、瑪姬

內場大總管：Fanny、韻婷

再次謝謝你們～能跟你們合作真的是我的福氣！

如果真的有下次活動，歡迎（拜託）女工們再回來哦～

（羅PD真的很怕我讓大家太累，下次都跑走了）<---但為何一直跟我說下次啦！

所有外場活動的企劃目的都分享完啦～

下一篇就是．．．我們跟藝人的四天三夜的大戰實錄了！

【2023 NANALAND】400日後記文(下) - 4天3夜大戰實錄｜我又把事情搞大了～

✸我的Vlog紀錄，請看這裡

✸Podcast 特輯，請到這裡